Dasar privasi
1. Siapa kami dan peranan kami
OpenRoster disediakan oleh Liew Chen Tong, yang menjalankan perniagaan atas nama CTL Studio ("kami"). CTL Studio ialah perniagaan pemilikan tunggal yang didaftarkan dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) dengan nombor pendaftaran 202603269827 (PG0594604-U) dan berpangkalan di Johor, Malaysia.
Kami ialah pengawal data bagi data akaun: butiran orang yang membuat akaun dan log masuk. Bagi data yang dimasukkan oleh organisasi pelanggan tentang pekerja mereka, dan bagi data orang yang menandatangani kontrak yang dihantar oleh sesebuah organisasi, organisasi tersebut ialah pengawal data dan kami ialah pemproses datanya; kami memproses data itu hanya atas arahan organisasi tersebut. Perjanjian pemprosesan data boleh didapati atas permintaan.
Kami juga ialah pengawal data bagi permintaan akses awal.
2. Data yang kami proses
Data akaun: nama, alamat e-mel, kata laluan (disimpan hanya sebagai nilai cincangan), bahasa pilihan, avatar (jika ada) dan sesi pelayar anda.
Data organisasi: apa yang dimasukkan oleh organisasi, seperti nama pekerja, butiran hubungan, kod pekerja, nombor dokumen pengenalan diri dan alamat (disimpan dalam keadaan disulitkan), lokasi peta, sejarah penglibatan kerja, peranan, jemputan dan kontrak, termasuk amaun bayaran dan tandatangan.
Data penandatangan kontrak: nama, alamat e-mel dan tandatangan penandatangan, serta masa, alamat IP dan butiran pelayar bagi langkah menandatangani dan pengesahan.
Data aktiviti dan keselamatan: log audit tindakan dalam organisasi dan akaun, termasuk alamat IP dan butiran pelayar bagi tindakan yang dilakukan oleh orang dalam aplikasi web, dan alamat IP yang digunakan untuk had log masuk, had jemputan dan had pencegahan penyalahgunaan.
Permintaan akses awal: apabila anda meminta akses awal di laman web kami, kami menyimpan nama anda, alamat e-mel anda, syarikat atau organisasi anda, saiz pasukan anda, mesej anda jika anda menulisnya, bahasa halaman tersebut, masa anda menghantar permintaan itu dan versi dasar privasi ini yang diterbitkan pada masa itu. Kami juga merekodkan keputusan kami dan sebarang nota dalaman, masa kami membuat keputusan itu dan, jika kami memberi anda akses, masa anda menggunakannya untuk membuat akaun anda.
Mesej yang anda hantar kepada kami: apabila anda menghantar e-mel ke support@openroster.app atau privacy@openroster.app, kami menerima alamat e-mel anda, nama anda jika anda memberikannya, dan apa yang anda tulis.
Statistik laman web: di laman web kami openroster.app (bukan dalam aplikasi), kami menggunakan Cloudflare Web Analytics untuk mengira paparan halaman. Bagi setiap paparan halaman, Cloudflare menerima alamat halaman tanpa pertanyaannya (query), halaman yang anda datang daripadanya, tempoh halaman itu dimuatkan, serta jenis pelayar dan negara anda, yang diperoleh Cloudflare daripada permintaan tersebut. Ia tidak menetapkan kuki dan tidak menyimpan apa-apa dalam pelayar anda, dan kami hanya melihat jumlah keseluruhan, bukan pelawat individu.
3. Sebab kami menggunakannya
Kami menggunakan data ini untuk menyediakan dan melindungi perkhidmatan, untuk menghantar e-mel akaun, jemputan, pemberitahuan dan kontrak, untuk mencegah penyalahgunaan, dan untuk memenuhi kewajipan undang-undang. Kami tidak menjual data peribadi atau menggunakannya untuk pengiklanan. Kami menggunakan permintaan akses awal untuk memutuskan sama ada kami menawarkan akses kepada anda, untuk menghantar pautan pendaftaran atau keputusan kami kepada anda melalui e-mel, dan untuk menguruskan akses yang kami berikan, termasuk menghentikannya buat sementara atau menamatkannya. Kami menggunakan mesej yang anda hantar kepada kami untuk membalas anda.
Kami menggunakan statistik laman web untuk mengetahui bilangan orang yang melawat laman web kami, cara mereka menemuinya dan kelajuan halamannya dimuatkan.
4. Alamat IP
Log audit dan bukti kontrak merekodkan alamat IP dan butiran pelayar. Senarai sesi dalam akaun anda menunjukkan alamat IP yang sebahagiannya disembunyikan bagi setiap pelayar yang sedang log masuk. Had kadar permintaan menggunakan alamat IP permintaan tersebut.
Bukti kontrak disimpan selama rekod kontrak yang berkaitan dengannya disimpan, dan dipadam bersamanya apabila organisasi dipadam.
Apabila anda membuka laman web kami, Cloudflare menerima alamat IP anda bersama permintaan itu, sama seperti bagi setiap halaman yang kami sediakan. Menurut Cloudflare, Web Analytics tidak menggunakan alamat IP atau butiran pelayar anda untuk mengenal pasti anda atau membuat cap jari (fingerprint) tentang anda.
5. Penyedia perkhidmatan
Kami menggunakan penyedia berikut untuk mengendalikan perkhidmatan: Cloudflare (rangkaian pinggir dan keselamatan, statistik laman web bagi openroster.app, storan fail R2 dan sandaran yang disulitkan), DigitalOcean (pelayan, Singapura), Resend (penghantaran e-mel), Sentry (laporan ralat, dikonfigurasikan supaya tidak menyertakan data peribadi seperti nama, e-mel dan alamat IP), Google Maps (cadangan alamat dan peta untuk mengesahkan lokasi pekerja), dan Better Stack (pemantauan sama ada laman web dan aplikasi kami tersedia, dan data halaman status kami di status.openroster.app: apabila anda membuka halaman itu, pelayar anda memuatkan status semasa daripada Better Stack, yang menerima alamat IP dan butiran pelayar anda bersama permintaan tersebut). Apabila pelan berbayar dibuka, Stripe akan memproses pembayaran. E-mel yang dihantar ke alamat kami dimajukan oleh Cloudflare Email Routing ke peti mel kami di Gmail (Google).
6. Pemindahan ke luar Malaysia
Perkhidmatan ini dihoskan oleh DigitalOcean di Singapura, jadi data peribadi disimpan dan diproses di luar Malaysia. Cloudflare (rangkaian pinggir dan keselamatan, statistik laman web, storan fail R2 dan sandaran yang disulitkan), Sentry (pemantauan ralat), Resend (penghantaran e-mel), Google Maps (teks alamat yang anda taip untuk mendapatkan cadangan dan peta yang anda lihat) dan Better Stack (alamat IP dan butiran pelayar pelawat halaman status kami) juga memproses data di luar Malaysia. Gmail (Google) menyimpan e-mel yang dihantar ke alamat kami di luar Malaysia.
7. Tempoh kami menyimpan data
Data akaun disimpan selagi akaun wujud, termasuk selepas anda menyahaktifkannya; akaun yang telah dinyahaktifkan tidak lagi boleh log masuk. Data organisasi, termasuk kontrak dan bukti penandatanganannya, disimpan selagi organisasi wujud. Log audit organisasi disimpan mengikut tempoh penyimpanan pelannya: 30 hari bagi tempoh percubaan dan 90 hari bagi Starter. Log audit akaun anda disimpan selama 90 hari.
Apabila akaun dipadam, kami memadam nama, alamat e-mel, kata laluan, avatar, sesi, pemberitahuan, rekod e-mel yang dihantar ke alamatnya dan log audit akaunnya. Jika akaun itu ialah kenalan pengebilan sesebuah organisasi, pemilik organisasi tersebut mengambil alih peranan itu. Rekod e-mel yang dihantar ke alamat anda yang terdahulu dipadam melalui tempoh penyimpanan pemberitahuan biasa kami, yang membuang rekod e-mel 90 hari selepas e-mel itu dihantar. Kami hanya menyimpan satu pengecam rawak tanpa butiran peribadi, supaya rekod organisasi yang merujuk kepada akaun itu kekal konsisten. Rekod yang disimpan oleh sesebuah organisasi tentang anda sebagai ahli, pekerja atau penandatangan kontraknya, seperti sejarah keahlian, rekod pekerja, kontrak berserta bukti penandatanganannya, dan entri audit tentang anda atau tindakan anda, adalah milik organisasi tersebut. Rekod itu kekal bersama organisasi tersebut selagi ia wujud, kecuali entri audit, yang tamat apabila tempoh penyimpanannya berakhir. Sila tanya organisasi tersebut tentang rekod itu (lihat bahagian 8).
Apabila organisasi dipadam, kami memadam semua datanya: keahlian, peranan, jemputan, rekod pekerja, kontrak, dokumen yang telah ditandatangani dan bukti penandatanganannya, fail, pemberitahuan, rekod pengebilan dan log auditnya. Akaun ahli-ahlinya tidak dipadam. Penandatangan menyimpan salinan yang telah mereka muat turun; selepas pemadaman, kami tidak lagi dapat menyediakan salinan.
Pemadaman dalam aplikasi berkuat kuasa serta-merta, dan fail yang disimpan dibuang dalam tempoh dua hari. Selepas setiap pemadaman akaun atau organisasi, kami cuba menghantar satu e-mel pengesahan automatik, ke alamat lama akaun atau kepada pemilik organisasi, dan tidak menyimpan salinannya. E-mel yang telah dihantar tidak boleh ditarik balik, dan penyedia perkhidmatan kami, contohnya bagi log penghantaran e-mel, memadam salinan mereka sendiri mengikut tempoh penyimpanan mereka sendiri.
Data yang telah dipadam, termasuk data yang dipadam atas permintaan, boleh kekal dalam sandaran kami yang disulitkan dan disimpan di luar pelayan selama kira-kira tiga bulan: biasanya sehingga 93 hari, dan paling lama 120 hari jika pemangkasan automatik gagal. Data itu juga boleh kekal dalam syot kilat pelaksanaan (deployment snapshot) yang hanya boleh dibaca oleh pentadbir pelayan kami, biasanya paling lama 30 hari, dan lebih lama hanya selagi pelaksanaan yang belum selesai menunggu pemulihan.
Kami tidak sekali-kali memulihkan akaun atau organisasi yang telah dipadam daripada sandaran. Jika kami terpaksa memulihkan sandaran atas sebab lain, kami memadam semula semua yang telah dipadam selepas sandaran itu dibuat. Untuk tujuan ini, kami menyimpan senarai pemadaman yang telah selesai yang mengandungi hanya jenis rekod, pengecam rawaknya dan tarikh, tanpa butiran peribadi. Apabila anda meminta pemadaman melalui e-mel, kami menyimpan permintaan anda, balasan kami dan resit kami selama 12 bulan selepas pemadaman sebagai rekod bahawa kami telah mengendalikannya, dan kemudian memadamnya.
Kami menyimpan permintaan akses awal dan keputusan kami selama 12 bulan selepas perubahan terakhir padanya, kemudian memadamnya, bersama rekod kami tentang e-mel yang kami hantar kepada anda mengenainya. Anda boleh meminta kami memadamnya lebih awal. Jika anda membuat akaun daripadanya, data akaun anda disimpan seperti yang diterangkan di atas, dan pemadaman akaun anda juga memadam permintaan anda.
Kami menyimpan mesej lain yang anda hantar kepada kami dan balasan kami selama 12 bulan selepas balasan terakhir, melainkan anda meminta kami memadamnya lebih awal. Permintaan pemadaman disimpan seperti yang diterangkan di atas.
Cloudflare menyimpan statistik laman web; kami boleh melihatnya bagi tempoh enam bulan yang lalu.
8. Hak anda
Anda boleh meminta untuk mengakses, membetulkan atau memadam data peribadi anda melalui e-mel ke privacy@openroster.app. Kami membalas dalam tempoh 21 hari. Melainkan anda masih memiliki organisasi yang aktif, anda boleh menyahaktifkan akaun anda sendiri dalam aplikasi; ini menghalang akaun itu daripada log masuk tetapi tidak memadam data anda. Anda juga boleh memadam akaun anda dalam aplikasi, dan pemilik organisasi boleh memadam organisasi yang telah diarkibkan di sana; pemadaman ini berkuat kuasa serta-merta. Jika anda tidak dapat log masuk, ikut bahagian 8 terma perkhidmatan kami (dalam bahasa Inggeris dan bahasa Cina Ringkas); kami menyelesaikan pemadaman dalam tempoh 21 hari dari tarikh permintaan anda, tidak termasuk masa kami menunggu pengesahan anda. Eksport layan diri belum tersedia.
Jika data anda dimasukkan oleh sesebuah organisasi, seperti majikan anda, sila hubungi organisasi tersebut terlebih dahulu; kami membantu organisasi itu menjawab permintaan anda.
9. Kuki
Kami hanya menggunakan kuki yang penting: untuk memastikan anda kekal log masuk, untuk melindungi borang daripada permintaan merentas tapak, untuk mengingati bahasa anda dan untuk mengekalkan sesi tandatangan bagi penandatangan kontrak. Cloudflare juga mungkin menetapkan kuki keselamatan yang benar-benar diperlukan. Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan atau analitik, dan statistik laman web kami tidak menggunakan kuki, jadi kami tidak meminta persetujuan kuki.
10. Umur
Perkhidmatan ini adalah untuk individu yang berumur 18 tahun ke atas.
11. Perubahan dan hubungi kami
Kami mungkin mengemas kini dasar ini. Tarikh versi di bahagian atas menunjukkan teks semasa, dan kami memaklumkan pemegang akaun tentang perubahan penting sebelum perubahan itu berkuat kuasa. Jika anda terus menggunakan perkhidmatan selepas sesuatu perubahan berkuat kuasa, anda menerima dasar yang dikemas kini.
Soalan dan permintaan berkaitan privasi: privacy@openroster.app.